L'administrateur de vos données personnelles est Fado Sp. z o.o., basé à Bydgoszcz, ul. Solna 7A, 85-862 Bydgoszcz, e-mail : fado@fado.com.pl

• 1 [Introduction].

1. En vertu de l'article 24 de la loi du 14 juin 2024 relative à la protection des lanceurs d'alerte (JO du 2024, point 928), il est établi que Procédure de notification internequi définit les règles relatives au signalement des infractions, au suivi et à la protection des dénonciateurs.
2. L'acceptation des rapports sur les violations de la loi fait partie d'une gestion correcte et sûre au sein de l'entreprise.et permet d'accroître l'efficacité de la détection des irrégularités et de la prise de mesures pour y remédier et atténuer les risques à tous les niveaux de l'organisation.
3. La procédure de notification interne a été établie après consultation des représentants du personnel de l'employeur, sélectionnés conformément à la procédure de l'employeur. ou organisation(s) syndicale(s) de l'entreprise ........................(nom).
4. Chaque personne employée par l'entrepriseest tenu de lire et de respecter la procédure de notification interne.

• 2 [Définitions].

Chaque fois que la procédure de notification interne fait référence :

• Action de suivi : action entreprise pour évaluer la véracité des informations contenues dans une notification et pour contrer l'infraction faisant l'objet de la notification, y compris une enquête ;
• Action de représailles - désigne un acte ou une omission directe ou indirecte dans un contexte professionnel qui est causé par un rapport ou une divulgation publique et qui viole ou est susceptible de violer les droits du signataire ou qui cause ou est susceptible de causer un préjudice injustifié au signataire, y compris l'ouverture injustifiée d'une procédure à l'encontre du signataire.
• Retour d'information : information donnée au signataire sur les mesures de suivi prévues ou prises et sur les raisons de ces mesures ;
• Information sur une infraction - désigne une information, y compris un soupçon raisonnable, concernant une infraction réelle ou potentielle à la loi qui s'est produite ou est susceptible de se produire dans une entité juridique avec laquelle le dénonciateur a participé au processus de recrutement ou à d'autres négociations précontractuelles, travaille ou a travaillé, ou dans une autre entité juridique avec laquelle le dénonciateur a ou a eu des contacts dans un contexte professionnel, ou une information concernant une tentative de dissimulation d'une telle infraction à la loi ;
• Canal de signalement - désigne les dispositions techniques et organisationnelles permettant d'effectuer un signalement ;
• Violation de la loi ou infraction - un acte ou une omission qui est illégal ou qui vise à contourner la loi dans les domaines indiqués au paragraphe 4 des procédures ;
• Autorité publique - il s'agit des organes de l'administration centrale, des organes de l'administration locale, des organes des collectivités locales, d'autres organes de l'État et d'autres entités exécutant des tâches d'administration publique en vertu de la loi, compétents pour entreprendre des actions de suivi dans les domaines indiqués au § 4. des procédures ;
• Personne concernée par la notification - désigne une personne physique, une personne morale ou une unité organisationnelle sans personnalité juridique, à laquelle la loi confère une capacité juridique, identifiée dans la notification ou la divulgation publique comme la personne ayant commis l'infraction, ou comme une personne avec laquelle la personne ayant commis l'infraction est associée ;
• Responsable du signalement interne ou superviseur - désigne une personne autorisée par l'employeur qui garantit l'impartialité, jouit d'une bonne réputation, n'a pas de casier judiciaire et est responsable de la réception et du suivi des signalements, y compris de l'enquête sur le signalement,
• Employeur ou entreprise - signifie FADO spółka z o.o. basée à Bydgoszcz;
• Procédure - désigne la procédure de notification interne pour la réception des rapports d'infraction au droit et le suivi ;
• Signataire - désigne une personne qui fait un rapport (interne, externe ou public) sur une infraction au droit dans un contexte professionnel, indépendamment de sa position, de sa forme d'emploi ou de coopération, entrepreneur, mandataire, actionnaire ou partenaire, membre d'un organe d'une entité juridique ou d'une unité organisationnelle sans personnalité juridique, personne travaillant sous la supervision et la direction d'un entrepreneur, d'un sous-traitant ou d'un fournisseur, y compris dans le cadre d'un contrat de droit civil, stagiaire, bénévole, apprenti ;
• Notification - signifie la communication orale ou écrite de l'infraction à l'entreprise ;
• Notification interne : communication orale ou écrite d'une infraction à l'employeur ;
• Notification externe - communication orale ou écrite au Médiateur ou à une autorité publique d'une violation de la loi.

• 3 [Faire des notifications].

1. Le responsable de la notification interne, chargé d'accepter les notifications et d'exercer une supervision générale sur l'acceptation et le suivi des notifications, est Mme Agnieszka Jaskólska.
2. Le contrôleur agit de manière impartiale et indépendante sur la base du pouvoir de la société de recevoir des rapports et d'en assurer le suivi.
3. Un mandataire qui, d'après le contenu du dépôt, semble susceptible d'être impliqué de quelque manière que ce soit dans l'acte ou l'omission faisant l'objet du dépôt, ne peut pas analyser ce dépôt. Dans ce cas, le dénonciateur peut faire un rapport à l'un des administrateurs de la société ou au mandataire et cette personne remplit alors les fonctions de l'agent dénonciateur dans l'affaire en question.
4. Le dénonciateur peut effectuer une notification par les voies suivantes :
   1. par courrier à l'adresse de correspondance : FADO Sp. z o.o. Agnieszka Jaskólska ul. Solna 7a 85-862 Bydgoszcz avec la mention "CONFIDENTIEL - ENTRE LES Mains du demandeur".
   2. par courrier électronique à l'adresse suivante : agnieszka.jaskolska@fado.info, avec pour objet : "confidentiel - à remettre à l'agent de notification" : "CONFIDENTIEL - À REMETTRE À L'AGENT DE NOTIFICATION".
   3. par téléphone au 52 370 79 79
   4. oralement lors d'une réunion en face à face organisée dans les 14 jours suivant la réception de la demande de cette forme de notification.
5. Avec l'accord du signaleur, la présentation orale sera documentée sous l'une des formes suivantes :
   1. un enregistrement consultable de la conversation,
   2. transcription détaillée de l'entretien<
   3. minutes de l'entretien, en reconstituant son déroulement exact.
6. Si le signaleur accepte de documenter le rapport oral, il peut revoir, corriger et approuver la transcription de l'entretien ou le compte rendu de l'entretien en y apposant sa signature.
7. La notification doit contenir une explication claire et complète de l'objet de la notification, comprenant au moins les éléments suivants
   1. la date et le lieu où l'infraction a été commise ou la date et le lieu où l'information sur l'infraction a été obtenue ;
   2. une description de la situation ou des circonstances spécifiques donnant lieu à la possibilité d'une infraction ;
   3. l'identification de la personne concernée ;
   4. l'identification d'une éventuelle victime ;
   5. l'identification des témoins éventuels de l'infraction ;
   6. identifier toutes les preuves et informations dont dispose le dénonciateur et qui peuvent être utiles dans le processus de traitement du rapport ;
   7. une indication de la méthode préférée de retour d'information.
8. Une demande ne peut être faite que de bonne foi. Il est interdit de faire sciemment une fausse déclaration. Conformément aux dispositions de la loi sur la protection des dénonciateurs du 14 juin 2024 (Journal officiel de 2024, point 928), une personne faisant une fausse déclaration est passible d'une amende, d'une restriction de liberté ou d'une peine d'emprisonnement pouvant aller jusqu'à deux ans.
9. Une personne qui a fait un rapport dans lequel la vérité a été sciemment déformée ou dissimulée ne bénéficie pas de la protection prévue pour les dénonciateurs.
10. Le dénonciateur peut soumettre des rapports de manière anonyme.

• 4 [Infractions à notifier].

1. Une infraction est un acte ou une omission qui est illégal ou qui vise à contourner la loi à laquelle il se rapporte :
   1. corruption ;
   2. les marchés publics ;
   3. des services, des produits et des marchés financiers ;
   4. la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
   5. la sécurité et la conformité des produits ;
   6. la sécurité des transports ;
   7. la protection de l'environnement ;
   8. la protection radiologique et la sûreté nucléaire ;
   9. la sécurité des denrées alimentaires et des aliments pour animaux ;
   10. la santé et le bien-être des animaux ;
   11. la santé publique ;
   12. la protection des consommateurs ;
   13. la vie privée et la protection des données ;
   14. la sécurité des réseaux et systèmes TIC ;
   15. les intérêts financiers du Trésor public de la République de Pologne, de la collectivité locale et de l'Union européenne ;
   16. le marché intérieur de l'Union européenne, y compris les règles de droit public en matière de concurrence et d'aides d'État et la fiscalité des entreprises ;
   17. les libertés constitutionnelles et les droits de l'homme et du citoyen survenant dans les relations de l'individu avec les autorités publiques et ne relevant pas des domaines indiqués ci-dessus.
2. Un rapport peut concerner une suspicion raisonnable d'une infraction réelle ou potentielle à la loi qui s'est produite ou est susceptible de se produire chez l'employeur.

• 5 [Analyse de la notification, enquête].

1. L'accès aux canaux de signalement est assuré par le responsable du signalement, qui est chargé de recevoir les signalements et d'en assurer le suivi.
2. Dès réception d'une notification, le plénipotentiaire prend des mesures pour évaluer la véracité des informations contenues dans la notification, notamment en vérifiant la notification et en communiquant avec le signataire. Si le contenu de la notification le justifie, le plénipotentiaire peut demander au signataire des informations supplémentaires concernant la notification et lui fournir un retour d'information sur la notification.
3. Le dénonciateur reçoit un accusé de réception du rapport dans les 7 jours suivant la réception du rapport, sauf si le dénonciateur n'a pas indiqué d'adresse de contact à laquelle l'accusé de réception doit être envoyé. Dans le cas d'un rapport oral, le signaleur reçoit un accusé de réception du rapport lors de la réunion au cours de laquelle le rapport est présenté.
4. Le notateur peut décider de ne pas effectuer d'enquête s'il apparaît, au vu du contenu du rapport, que celui-ci est indiscutablement faux ou qu'il est impossible d'obtenir les informations nécessaires à l'enquête.
5. Une notification qui prévoit une enquête est traitée immédiatement.
6. Le notateur peut, s'il le juge approprié, faire appel à des représentants des unités opérationnelles de l'employeur ou à des consultants indépendants pour participer à l'enquête.
7. Le commissaire à la notification examine la notification, assure le suivi et fournit un retour d'information sans délai excessif, au plus tard trois mois après l'accusé de réception de la notification ou, si aucun accusé de réception n'est fourni, dans les trois mois suivant l'expiration d'un délai de sept jours à compter de la notification.
8. À l'issue de l'enquête, le commissaire rapporteur évalue le bien-fondé du rapport. Dans le cas d'un rapport fondé, le commissaire rapporteur formule des recommandations en vue d'une action corrective ou disciplinaire appropriée à l'encontre de la personne qui a commis la violation, ainsi que des recommandations visant à éliminer et à prévenir des violations identiques ou similaires à l'avenir.
9. En cas de vérification négative de la notification, l'agent de notification informe rapidement le signataire et la personne concernée par la notification de la notification effectuée et des résultats de la vérification effectuée.

• 6 [Interdiction de représailles].

1. Il est interdit d'exercer des représailles, de tenter d'exercer des représailles ou de menacer d'exercer des représailles ou de menacer d'exercer des représailles à l'encontre d'un dénonciateur qui a fait un rapport, ainsi qu'une divulgation publique - conformément à la loi du 14 juin 2024 sur la protection des dénonciateurs (Journal officiel de 2024, point 928).
2. Les représailles à l'encontre de la personne qui a aidé le signaleur à effectuer le signalement et à l'encontre de la personne qui est associée au signaleur sont interdites.
3. Toute action répressive, discriminatoire ou autrement injuste à l'encontre du signataire sera considérée comme une violation de la procédure et peut entraîner une responsabilité juridique.
4. En particulier, elle est inacceptable en ce qui concerne le signaleur :
   1. le refus d'établir une relation de travail ;
   2. la résiliation ou la cessation sans préavis de la relation de travail ;
   3. l'absence de conclusion d'un contrat de travail à durée déterminée ou d'un contrat de travail à durée indéterminée après la fin du contrat d'essai ;
   4. ne pas conclure un autre contrat de travail à durée déterminée ou ne pas conclure un contrat de travail à durée indéterminée après la fin du contrat à durée déterminée - lorsque le travailleur s'attendait légitimement à ce qu'un tel contrat soit conclu avec lui ;
   5. la réduction de la rémunération du travail ;
   6. Retenue d'une promotion ou omission d'une promotion ;
   7. une omission dans l'octroi de prestations liées au travail autres que le salaire ou une réduction de la valeur de ces prestations ;
   8. le transfert de l'employé à un poste inférieur ;
   9. la suspension de l'emploi ou des fonctions officielles ;
   10. le transfert à un autre employé de fonctions existantes ;
   11. un changement défavorable du lieu de travail ou de l'horaire de travail ;
   12. une évaluation négative des performances ou un avis négatif sur l'emploi ;
   13. l'imposition ou l'application d'une mesure disciplinaire, y compris une sanction financière, ou d'une mesure de nature similaire ;
   14. la coercition, l'intimidation ou l'exclusion ;
   15. l'intimidation ;
   16. discrimination ;
   17. un traitement défavorable ou injuste ;
   18. Refus de participation ou omission de sélection pour une formation de qualification professionnelle ;
   19. le renvoi injustifié à un examen médical, y compris psychiatrique, dans la mesure où des règlements distincts prévoient la possibilité de renvoyer un employé à de tels examens ;
   20. une action visant à rendre plus difficile la recherche d'un emploi futur dans un secteur ou une industrie particulière, sur la base d'un accord sectoriel ou industriel formel ou informel ;
   21. causant une perte financière, y compris une perte économique ou une perte de revenus ;
   22. d'autres dommages immatériels, y compris des dommages aux droits de la personnalité, en particulier à la réputation du demandeur.
5. Les représailles pour avoir fait un rapport ou une déclaration publique sont également considérées comme une menace ou une tentative de prendre la mesure énoncée au paragraphe 3 ci-dessus. Il incombe à l'employeur de prouver que la mesure prise n'est pas une mesure de rétorsion.
6. Un dénonciateur qui fait une notification de mauvaise foi (c'est-à-dire qui fait une notification en sachant que la violation n'a pas eu lieu) ne bénéficie pas de la protection prévue par la procédure et par la loi du 14 juin 2024 relative à la protection des dénonciateurs (Journal officiel de 2024, point 928).
7. Une personne qui a subi un préjudice en raison d'un signalement effectué soi-disant de mauvaise foi a le droit de demander une indemnisation ou des dommages-intérêts pour atteinte aux droits de la personnalité au signaleur qui a effectué ce signalement.

• 7 [Protection des données à caractère personnel].

1. Les données personnelles du signataire permettant de l'identifier ne sont pas divulguées à des personnes non autorisées, à moins que le signataire ne consente à leur divulgation.
2. Le maintien de la confidentialité a pour but de garantir le sentiment de sécurité du dénonciateur et de minimiser le risque de représailles. Un dénonciateur qui a fait un rapport et dont les données personnelles ont été divulguées sans autorisation doit immédiatement informer le notateur de la situation. Le plénipotentiaire est tenu de prendre des mesures pour protéger le signaleur.
3. L'identité du signataire, ainsi que toute information permettant son identification, ne sera pas divulguée à la personne faisant l'objet de la notification, à des tiers ou à d'autres employés et collaborateurs de la personne faisant l'objet de la notification. L'identité du signataire, ainsi que les autres informations permettant son identification, ne peuvent être divulguées que si cette divulgation constitue une obligation nécessaire et proportionnée en vertu des lois généralement applicables dans le cadre d'enquêtes ou de procédures préliminaires ou judiciaires menées par les autorités publiques ou les tribunaux, respectivement. L'identité des personnes faisant l'objet de la notification est soumise à des exigences de confidentialité dans la même mesure que l'identité du dénonciateur.
4. Les données à caractère personnel qui ne sont pas pertinentes pour l'examen de la demande ne sont pas collectées et, si elles le sont accidentellement, elles sont effacées dans un délai de 14 jours à compter de la constatation qu'elles ne sont pas pertinentes pour l'affaire.

• 8 [Registre des notifications].

1. Chaque notification est enregistrée dans le registre des notifications, quel que soit le suivi.
2. L'agent de notification est responsable de la tenue du registre de notification.
3. Le registre des notifications contient au moins :
   1. numéro de la demande ;
   2. Violation de l'objet ;
   3. les données à caractère personnel du dénonciateur et de la personne concernée par la notification, nécessaires à leur identification ;
   4. Adresse de contact du signaleur ;
   5. la date de la notification interne ;
   6. des informations sur les mesures de suivi prises ;
   7. la date d'achèvement de l'affaire.
4. Le registre des notifications reste confidentiel. Les données à caractère personnel et les documents relatifs à la notification sont conservés pendant une période de trois ans à compter de la fin de l'année civile au cours de laquelle l'action de suivi a été menée à bien ou après l'achèvement de la procédure engagée par ces actions ou après que la notification a été transmise à l'autorité publique compétente pour prendre des mesures de suivi.

• 9 [Informations sur les notifications externes].

1. Un rapport peut également être adressé au médiateur ou à un organisme public dans tous les cas, en contournant la procédure, en particulier lorsque
   1. aucun suivi ou retour d'information n'a été fourni à l'employeur dans le délai imparti pour le retour d'information
   2. Le dénonciateur a des motifs raisonnables de croire que l'infraction est susceptible de constituer une menace directe ou évidente pour l'intérêt public, qu'il existe un risque de préjudice irréparable ou que le fait de faire un rapport interne exposera le dénonciateur à des représailles,
   3. lorsqu'une notification interne est effectuée, il y a peu de chances que l'employeur parvienne à contrer l'infraction en raison des circonstances particulières de l'affaire, telles que la possibilité de dissimulation ou de destruction de preuves ou la possibilité de collusion entre l'employeur et l'auteur de l'infraction ou l'implication de l'employeur dans l'infraction.
2. Une notification faite au médiateur ou à une autorité publique contournant une notification interne n'a pas pour effet de priver le dénonciateur de la protection garantie par les dispositions de la loi du 14 juin 2024 sur la protection des dénonciateurs (Journal officiel 2024.928).
3. L'objectif de l'employeur est d'accroître l'efficacité de la détection des irrégularités et de la prise de mesures efficaces pour y remédier, de gérer efficacement les risques et d'accroître la confiance entre les employés et les partenaires commerciaux. L'employeur encourage l'utilisation de la procédure lorsqu'il existe une possibilité de remédier à une violation du droit au sein de la structure de l'employeur.

• 10 [Dispositions finales].

1. La procédure entre en vigueur 7 jours après avoir été portée à la connaissance des personnes employées par l'employeur.
2. La procédure sera publiée sur le site web de l'employeur à l'adresse suivante : www. fado.info, www.coolingcare.eu, et sera portée à la connaissance des employés en transmettant le contenu de la procédure par courrier électronique à l'adresse individuelle des employés (avec l'obligation de confirmer la réception du message) ou par écrit contre récépissé.

 Bydgoszcz le 01.10.2024r.

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